Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet juridique reconnu internationalement est à recherche d’une personne qui agira en tant que coordonnateur ou coordonnatrice en ressources humaines. Ce poste offre des possibilités d’avancement de carrière intéressantes!

Rôle et responsabilités du poste:
- Assister l’équipe marketing avec la préparation des publicités requises pour les activités de commandites effectuées auprès des facultés de droit ou des associations et comités étudiants;
- Traiter les factures de commandites provenant des associations et comités étudiants ou des facultés de droit;
- Assister dans l’organisation de toutes les activités de recrutement ayant lieu au cabinet ou dans les facultés de droit, notamment la commande de nourriture, la réservation de salles, les suivis auprès des participants ainsi que l’organisation du matériel requis;
- Inscrire le cabinet aux journées carrière des facultés de droit civil et coordonner la logistique entourant la participation à ces événements;
- Publier l’offre d’emploi et traiter un volume important de candidatures reçues dans le contexte de la course aux stages (principale période de recrutement) ainsi que le recrutement coop;
- Assister dans l’organisation des activités liées à la course aux stages, notamment les entrevues, la documentation à l’intention des intervieweurs, l’accueil des candidats, ainsi que les différents événements et suivis durant le processus;
- Assister dans la planification de l’accueil, la formation et l’intégration des étudiants d’été et des stagiaires, incluant le calendrier d’activités sociales des étudiants d’été;
- Traiter les frais d’inscription et de scolarité des étudiants auprès de l’École du Barreau et communiquer avec l’École du Barreau à ce sujet;
- Assister avec la préparation et la communication des documents requis par l’École du Barreau pour l’inscription au stage, l’évaluation des stagiaires et l’admission au Tableau de l’Ordre;
- Assister l’équipe des ressources humaines avec les vérifications des antécédents des stagiaires et des étudiants d’été;
- Assister avec l’organisation entourant l’arrivée et le départ des étudiants d’été et des stagiaires;
- En collaboration avec l’équipe de Marketing/Communications, s’assurer que la page Instagram du cabinet soit à jour et active pour le bureau de Montréal;
- Mettre à jour les renseignements du site Web pour le bureau de Montréal; 
- Mettre à jour le budget alloué au recrutement;
- Assister avec les suivis et les évaluations des stagiaires et étudiants du bureau de Montréal;
- Participer à d’autres projets ou effectuer d’autres tâches au bureau.

Formation et expérience requises:
- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou universitaire dans un domaine pertinent;
- Minimum 2 ans d’expérience pertinente;
- Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Excellentes habiletés de communication écrite et verbale, autant en anglais qu’en français;
- Excellent service à la clientèle;
- Fiabilité, créativité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, entregent et discrétion;
- Capacité de gérer des urgences et prioriser les tâches; 
- Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;  
- Flexibilité et disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire à l’occasion pendant la période de pointe, si nécessaire;  
- Expérience dans un grand cabinet d’avocats (atout).

Avantages du poste:
- Mode hybride, 4 jours au bureau.
- Semaines de vacances/an: 3 semaines à 5 semaines, selon expérience.
- Temps supplémentaire payé. 
- Participation à un REER après 1 an, régime de retraite à 4% qui augmente à 4.5% après 5 ans, 5% après 10 ans et 5.5% après 15 ans. L’employeur cotise même si l’employé ne cotise pas.
- Assurances collectives payées à 100% dès jour 1 pour dentaire et médicaments et après 3 mois pour invalidité.
- Gym ou sport payé à 80% jusqu’à concurrence de 650$ par année.

Une occasion à saisir pour propulser votre carrière! Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This internationally recognized law firm is looking for a person to act as a Human Resources Coordinator. This position offers exciting opportunities for career advancement!

Role and Responsibilities of the Position:
- Assist the marketing team with the preparation of the advertisements required for sponsorship activities carried out with law faculties or student associations and committees;
- Process sponsorship invoices from student associations and committees or law faculties;
- Assist in the organization of all recruitment activities taking place at the firm or in law schools, including ordering food, reserving rooms, following up with participants and organizing the required materials;
- Register the firm for civil law faculty career days and coordinate the logistics surrounding participation in these events;
- Publish the job offer and process a large volume of applications received in the context of the internship course (main recruitment period) as well as co-op recruitment;
- Assist in the organization of activities related to the internship race, including interviews, documentation for interviewers, welcoming candidates, as well as the various events and follow-ups during the process;
- Assist in the planning of the reception, training and integration of summer students and interns, including the calendar of social activities for summer students;
- Process student registration and tuition fees with the École du Barreau and communicate with the École du Barreau on this subject;
- Assist with the preparation and communication of the documents required by the École du Barreau for registration for the articling period, the evaluation of articling students and admission to the Roll of the Order;
- Assist the Human Resources team with background checks for interns and summer students;
- Assist with the organization surrounding the arrival and departure of summer students and articling students;
- In collaboration with the Marketing/Communications team, ensure that the firm's Instagram page is up-to-date and active for the Montreal office;
- Update website information for the Montreal office; 
- Update the budget allocated to recruitment;
- Assist with the follow-ups and evaluations of interns and students in the Montreal office;
- Participate in other projects or perform other tasks in the office.

Education and experience required:
- College diploma (DEC) or university diploma in a relevant field;
- Minimum 2 years of relevant experience;
- Master of MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Excellent written and verbal communication skills, both in English and French;
- Excellent customer service;
- Reliability, creativity, professionalism, punctuality, team spirit, interpersonal skills and discretion;
- Ability to manage emergencies and prioritize tasks; 
- Ability to manage multiple files simultaneously;  
- Flexibility and availability to work overtime on occasion during peak periods, if necessary;  
- Experience in a large law firm (asset).

Job Benefits:
- Hybrid mode, 4 days in the office.
- Vacation weeks/year: 3 weeks to 5 weeks, depending on experience.
- Paid overtime. 
- Participation in an RRSP after 1 year. The employer contributes even if the employee does not contribute.
- Group insurance paid at 100% from day 1 for dental and prescription drugs and after 3 months for disability.
- Gym or sport paid at 80% up to $650 per year.

An opportunity to propel your career! Give us the privilege of getting to know you!