École de technologie supérieure (ÉTS)
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Salaire :
De 46301$ à 61334$ Type de poste : Permanent Ville : Montréal
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Expérience requise : 4 ans
Statut : Temps plein
Description du poste
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Votre carrière à l'ÉTS
L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.
À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!
Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!
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Secrétaire de direction
Quel sera votre impact à l'ÉTS?
Vous jouerez un rôle clé et serez une personne-ressource au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations du Service des relations internationales.
Au quotidien, votre rôle sera de :
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Assure l'accueil et le service à la clientèle de première ligne à la réception du Service des relations internationales.
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Oriente les partenaires, les visiteurs, la population étudiante et assure le suivi des demandes d'information tant à l'oral qu'à l'écrit (en français et en anglais).
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Effectue les suivis administratifs en lien avec les dossiers de l'équipe de direction. À cette fin, effectue notamment la gestion des agendas et des courriels, la gestion budgétaire, la comptabilité du SRI, la gestion des horaires, la planification et la préparation des rencontres.
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Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis en lien avec les ressources humaines.
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Assiste l'équipe technique et professionnelle dans la coordination efficace des partenariats et des programmes internationaux, notamment le circuit de signature des ententes, la gestion des contacts, la réception de documents et le montage de dossiers, et l'envoi de communications.
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Prépare les demandes de paiement, effectue les vérifications, coordonne les circuits d'approbation et de transmission, et s'assure des suivis.
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Prépare les appels de services et place des commandes auprès de fournisseurs internes et externes, pour les différents besoins matériels et informatiques du Service des relations internationales.
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Traite les demandes de documents pour les différents programmes de mobilité, notamment les conventions, attestations, contrats d'études, etc.
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Soutient l'ensemble du service pour logistique des événements et les activités de représentations (traiteur, audiovisuel, réservation de locaux, matériel promotionnel, etc.).
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Effectue la mise en page de documents Word et PowerPoint pour soutenir les différentes activités du Service.
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En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.
Profil recherché
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Scolarité : Vous possédez un DEP en secrétariat ou une scolarité équivalente. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.
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Expérience : Vous détenez 4 ans d'expérience pertinente. Vous avez fait vos preuves dans des environnements structurés et avez développé une belle rigueur de travail.
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La suite Office n'a pas de secret pour vous. Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien .
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Vous possédez un niveau d'anglais intermédiaire et avez une excellente maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit.
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On vous a souvent complimenté pour vos aptitudes en planification, votre sens de l'organisation du travail, votre capacité à gérer plusieurs dossiers complexes en même temps, votre jugement et votre bonne gestion des priorités.
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Vous vous démarquez par votre dynamisme, votre enthousiasme, votre facilité pour les relations interpersonnelles et votre excellent sens du service à la clientèle.
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Vous avez un intérêt pour le domaine de la mobilité et des relations internationales.
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Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.
Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe du Service des relations internationales l'ÉTS?
Conditions de travail
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CATÉGORIE D'EMPLOI: Bureau
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HORAIRE: 35 h / semaine, du lundi au vendredi
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SALAIRE: 25,44 $ à 33,70 $ (Classe 6)
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STATUT D'EMPLOI: Régulier
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SERVICE: Service des relations internationales
Nous avons hâte de vous rencontrer!
Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.
Il est à noter que l'emploi est entièrement en présentiel afin d'assurer un service à la clientèle auprès de l'ensemble de la communauté étudiante.
Les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de connaissance en bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.