École de technologie supérieure (ÉTS)

Assure l'accueil et le service à la clientèle de première ligne à la réception du Service des relations internationales.

Oriente les partenaires, les visiteurs, la population étudiante et assure le suivi des demandes d'information tant à l'oral qu'à l'écrit (en français et en anglais).

Effectue les suivis administratifs en lien avec les dossiers de l'équipe de direction. À cette fin, effectue notamment la gestion des agendas et des courriels, la gestion budgétaire, la comptabilité du SRI, la gestion des horaires, la planification et la préparation des rencontres.

Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis en lien avec les ressources humaines.

Assiste l'équipe technique et professionnelle dans la coordination efficace des partenariats et des programmes internationaux, notamment le circuit de signature des ententes, la gestion des contacts, la réception de documents et le montage de dossiers, et l'envoi de communications.

Prépare les demandes de paiement, effectue les vérifications, coordonne les circuits d'approbation et de transmission, et s'assure des suivis.

Prépare les appels de services et place des commandes auprès de fournisseurs internes et externes, pour les différents besoins matériels et informatiques du Service des relations internationales.

Traite les demandes de documents pour les différents programmes de mobilité, notamment les conventions, attestations, contrats d'études, etc.

Soutient l'ensemble du service pour logistique des événements et les activités de représentations (traiteur, audiovisuel, réservation de locaux, matériel promotionnel, etc.).

Effectue la mise en page de documents Word et PowerPoint pour soutenir les différentes activités du Service.

En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.