GMF District Médical

Description du poste

Un tout nouveau GMF situé à Ahuntsic à proximité du métro Sauvé!   GMF-R District Médical est au cœur de sa communauté et s'efforce d'être accessible à tous et de répondre à vos besoins en matière de soins de santé. GMF-R District Médical est une clinique à la fine pointe de la technologie qui utilise des équipements modernes et est composée d'une équipe dynamique et multidisciplinaire de professionnels de la santé.   Notre vision est de devenir la pierre angulaire de la première ligne (prise en charge et urgence) en révolutionnant l’offre des soins et surtout l’expérience des patients.   Étant une entreprise en pleine croissance, dynamique et à l’affut des nouvelles tendances, nous sommes à la recherche des meilleurs talents. Vous avez envie de travailler dans une entreprise où vous aller faire la différence, ou le respect et l’esprit d’équipe règne et dont l’ambiance est dynamique et motivante ? Nous avons un poste pour vous soit celui de Coordinateur(trice) administratif(ve) / RH!

 

 

Coordinateur(trice) administratif(ve) / RH

 

Sommaire de l'emploi

 

Le Coordonnateur Administratif  dirige les opérations quotidiennes relatives aux tâches assignées à l’équipe d’Administration. L’objectif du coordonnateur est d’assurer un service à la clientèle de grande qualité auprès de nos patients et de nos médecins. Il s’agit d’un poste très pratique où le coordinateur participe activement à l’exécution des tâches et au respect du niveau de service à la clientèle.

 

Le coordinateur doit être en mesure de superviser, tester les taches et le système de la réception, des taches admin et déterminer les améliorations nécessaires pour un bon déroulement de travail, à travers l’efficacité, l’organisation et la priorisation des taches. Ceci pour améliorer l’expérience des patients, ainsi que celles des médecins. En outre, le coordonnateur doit être en mesure de diriger une grande équipe dans le cadre d’activités telles que le recrutement, la formation, la supervision quotidienne, la consolidation d’équipe, etc.

 

Principales responsabilités

 

Gérer et superviser le personnel

• Établir les objectifs de l’équipe, planifier les besoins en personnel et veiller à ce que la charge de travail soient respectées.
• Aider les employés à comprendre leur contribution à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
• Assurer quotidiennement un leadership en soutenant la promotion de l’environnement du service à la clientèle, en faisant le maximum pour que le personnel puisse se concentrer sur la prestation de services.
• Favoriser une culture d’entreprise qui prône le sens de l’initiative et l’amélioration continue, en assurant l’encadrement et la formation aux nouvelles procédures.
• Animer des réunions d’équipe fréquentes, et aider l’équipe à comprendre l’organisation et les objectifs de l’équipe.
• Fournir une rétroaction au personnel et aider l’équipe à établir des objectifs de perfectionnement et de carrière.
• Surveiller régulièrement le rendement individuel, en veillant à ce que tout problème de rendement soit traité rapidement avec le soutien nécessaire.
• Élaborer des contrôles de rapports d’assurance de la qualité assurant la qualité et la précision des résultats de l’équipe.
• Tenir à jour les directives sur les processus à suivre et la documentation du système pour assurer la continuité des activités.
• Soutenir l’équipe dans ses tâches quotidiennes, selon les besoins.
• Rencontrer des candidats et assurer la prise de décision concernant l’embauche. Le coodonnateur s’occupe d’intégrer les nouveaux employés et de les informer des politiques du service et de l’entreprise, de les initier tranquillement aux opérations quotidiennes, ainsi que de maintenir des processus détaillés et des outils de formation.

Administration et procédures

• Produire des rapports bimensuels, mensuels, trimestriels ou ponctuels sur le rendement de l’équipe.
• Rencontrer régulièrement le gestionnaire, afin de s’assurer que les problèmes ou les préoccupations connexes sont partagés et traités en temps opportun.
• Acquérir une connaissance approfondie du fonctionnement de travail et système médical, les processus internes, les attentes de la direction, afin de contribuer aux tests du système.
• Accomplir les tâches liées aux projets et autres tâches particulières qui lui sont confiées par le gestionnaire.
• Analyser les opérations et les procédures internes du service, et formuler et recommander des changements appropriés, le cas échéant.
• Tenir à jour les dossiers des employés et des équipes.
• Gérer de multiples tâches en parallèle, établir la priorité du travail à accomplir, et être capable de fonctionner sous pression et dans des délais serrés.

Assurance de la qualité

• Communiquer et traiter de manière efficace avec les employés et les patients en crise ou en situation d’urgence.
• Explorer les possibilités de soutenir les objectifs d’amélioration continue et d’engagement.
• Réagir rapidement à tout problème d’assurance de la qualité signalé.
• Soutenir l’équipe dans le traitement de divers points de données hautement confidentiels et assurer la priorisation de la formation et de la consignation des procédures.

Exigences

• Bilinguisme (anglais et français) de niveau professionnel est requis
• Baccalauréat en administration des affaires ou en ressources humaines, ou études et expérience pertinentes
• De 3 à 5 ans d’expérience en administration de bureau ou en service à la clientèle
• Excellentes compétences inter et intra personnelles et de communication.
• Solides compétences en planification et en organisation, et en gestion du temps.
• Capacité à former et à motiver le personnel, et à veiller à son perfectionnement
• Fortes aptitudes pour la résolution de conflits et de problèmes
• Capacité supérieure à maintenir un haut degré de professionnalisme et de discrétion.
• Excellente attention aux détails.
• Excellente expression orale et écrite en anglais et en français pour communiquer efficacement avec les médecins, le personnel administratif, les infirmières, les étudiants et la communauté externe.
• Connaissance intermédiaire de Word (pour formater la correspondance, les documents et les rapports), Excel (pour saisir et mettre à jour des informations sur des feuilles de calcul), PowerPoint (pour créer des présentations), Outlook (pour les communications par courrier électronique).
• Capacité de travailler dans un environnement où le stress est élevé, les activités se déroulent à un rythme rapide et le temps est compté.
• Capacité à s’adapter aux changements de systèmes et à apprendre de nouvelles technologies, y compris les systèmes internes et externes.
• Bon esprit d’équipe et capacité à travailler de façon autonome.
• Attitude toujours positive!

Profil recherché

• Chef d’equipe
• Leadership
• Excellente communication
• Capacité à travailler sous pression
• Souci du detail
• Excellente organisation du travail
• Habileté en gestion de planification
• Capacité en résolution de problems
• Esprit analytique

Conditions de travail

• Date de début: Dès que possible
• Type d'emploi: Temps Plein, Permanent
• Salaire: Concurrentiel à partir de 75 000$
• Mesures COVID-19: Précautions COVID complètes