Collège de Bois-de-Boulogne

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise :
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Direction de la vie étudiante et de la réussite éducative

Poste régulier à temps complet

Responsabilités générales

Sous l’autorité du directeur de la vie étudiante et de la réussite éducative, la personne titulaire du poste assure l’accueil de l’Archipel, qui regroupera les services, les mesures d’aide et les ressources disponibles aux étudiants.  Elle collabore au déroulement de ses activités courantes en assistant les différents intervenants de l’équipe par l’exécution d’une variété de tâches administratives, dont celles de secrétariat, selon des méthodes et procédures de nature relativement complexe, reliées à différents secteurs (psychosocial, santé, aide financière, orientation, centres d’aide, API et CISEP tout en voyant à l’application des directives administratives.

 

De façon générale, elle agit à titre de répondante de première ligne, répond aux requêtes et interrogations des étudiant.e.s et les oriente vers les ressources appropriées. Elle joue donc un rôle pivot dans l’offre de services offerts à l’ensemble de la communauté étudiante et assure la synergie entre les acteurs associés à la réussite des étudiant.e.s.

 

 

Quelques attributions

  1. Assure l’accueil de l’Archipel :
  • accueille et répond aux requêtes et interrogations des étudiant.e.s et les oriente vers les ressources appropriées;
  • reçoit les appels téléphoniques, les filtres et les achemine aux intervenants concernés;
  • dépouille et distribue le courrier.

 

  1. Participe au traitement de l’information du service :
  • traite la correspondance inhérente à son poste;
  • traite les différents documents du service et en assure la mise en page;
  • tient à jour le calendrier des activités et les échéanciers;
  • assure le classement et la gestion documentaire;
  • produit les documents promotionnels ou d’information destinés aux étudiants et en supervise la distribution.

 

  1. Collabore aux tâches administratives du service :
  • assure la prise de rendez-vous des étudiant.e.s
  • gère l’agenda général des différents intervenants du service;
  • procède à l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau;
  • effectue des travaux de photocopie et de télécopie;
  • prépare les assignations et initie le personnel pour diverses tâches ad hoc et participe à l’encadrement des personnes appelées à travailler sur une base occasionnelle au service ;
  • assure les opérations quant à la gestion de la paye des employés occasionnels;
  • collabore au dossier travail-études avec le responsable de l’aide financière aux études.

 

  1. Soutien opérationnel
  • collabore étroitement avec le service de la vie étudiante quant à la tenue de différentes activités liées à l’Archipel;
  • tient à jour le calendrier des activités et les échéanciers;
  • s’occupe des réquisitions pour l’achat d’accessoires lors de la tenue de différentes activités et assure le suivi;
  • contribue à la mise en œuvre de l’Archipel qui regroupera les services, les mesures d’aide et les ressources disponibles aux étudiants, notamment par des services offerts aux étudiants de la formation continue;
  • effectue la surveillance d’examens lorsque requis.

Accomplit, au besoin, toute tâche connexe. 

Qualifications

 

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Traitement

20,76 $ à 23,22 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité

                                                                                                                                                  

Les personnes intéressées à poser leur candidature à ce poste doivent déposer leur curriculum vitae au plus tard le 14 juin 2021 par courriel à [email protected].

 

 

Pour plus d’information sur le Collège, consultez notre site Internet : www.bdeb.qc.ca

 

Le Collège de Bois-de-Boulogne, collège d’enseignement supérieur public, poursuit une tradition d’excellence. Il offre à toutes ses étudiantes et à tous ses étudiants un milieu d’apprentissage innovateur, stimulant et exigeant, qui favorise la réussite et le développement intégral de la personne, en vue de son engagement dans la société.

 

 

 

Le Collège remercie toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt, mais avise qu’il communiquera uniquement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

Le Collège souscrit à un programme d’accès à l’égalité et les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées.

 

 

Exigences

Bonne connaissance du français écrit ou parlé (validée au moyen d’un test). Bonne connaissance des technologies de l’information et des communications liées à l’emploi et des logiciels d’utilisation courante Word niveau 2 et Excel niveau 1 (validée au moyen d’un test). Capacité à traiter des données selon les méthodes et procédures de nature relativement complexe. Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité et à faire preuve de jugement à l’égard de situations délicates ou dans la résolution de problèmes administratifs inhérents à sa fonction.