Fondation Marie-Vincent

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 2 ans
  • Statut : Temps partiel

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Description du poste

Préposé-e à l’accueil à la Fondation Marie-Vincent
La Fondation Marie-Vincent offre un milieu de travail flexible, créatif, stimulant et riche pour le développement de professionnel(elles) désireux(euses) de travailler au sein d’une équipe dynamique, soutenante et qualifiée. Elle offre la possibilité de travailler dans un contexte multidisciplinaire et intersectorielle. L’environnement de travail est adapté aux enfants et aux adolescents et permet aux professionnels d’avoir des outils de travail tout aussi adaptés. Elle permet également à ses professionnels de se développer dans un milieu où il y a une Chaire de recherche et une accessibilité aux connaissances de fine pointe, ainsi que des formations continues adaptés à leurs besoins.
 
La Fondation Marie-Vincent joue un rôle au plan de la prévention de la violence sexuelle en ciblant les enfants, les adolescents, les parents, les professionnels et la population générale. Dans cette optique de prévention, elle vient également en aide aux enfants présentant des comportements sexuels problématiques. La Fondation aide les enfants et les adolescents victimes de violence sexuelle et leur famille à surmonter cette épreuve en s’assurant que des traitements spécialisés à la fine pointe des connaissances leur sont offerts. Elle mise constamment sur les meilleures pratiques dans le domaine de la violence sexuelle en soutenant une Chaire interuniversitaire de recherche et en demeurant à l’affût des nouvelles réalités sociales.
 

 
Préposé-e à l’accueil - 20 heures par semaine
 
Sommaire du poste
 
Sous l’autorité de la direction des services administratifs, le/la préposé-e à l’accueil agit comme premier point de contact avec la Fondation Marie-Vincent. Il ou elle accueille et dirige les personnes qui se présentent à l’organisme. Le/la préposé-e à l’accueil traite les demandes d’information par courriel, répond au téléphone, achemine les appels téléphoniques et prend les messages. Il ou elle assure également la prise en charge de tâches administratives variées. Pareillement, le ou la préposé-e à l’accueil anime des activités auprès des enfants à la réception.
 
Principales responsabilités
 
Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes : 
 
Accueil et réception (environ 50 % du temps) 
  • Accueillir, renseigner et diriger les parents, enfants, partenaires et visiteurs vers la personne de référence ou le service approprié; 
  • Recevoir et traiter les appels entrants; 
  • Gérer la boîte vocale de la réception; 
  • Communiquer avec la clientèle pour la confirmation, la modification ou l’annulation de diverses rencontres; 
  • Traiter les courriels reçus dans la boîte d’information; 
  • Veiller à l’entretien de la zone de réception pendant et après le quart de travail (ex. : désinfecter les jouets, assurer la propreté des lieux); 
  • Coordonner les examens médicaux (réservation de la plage horaire avec les requérants [policiers, Direction de la protection de la jeunesse (DPJ), Système informatisé des poursuites pénales (SIPP)], assurer les diverses communications et effectuer les suivis préalables requis. Envoyer les spécimens médicaux à l’hôpital Ste-Justine. 
Animation auprès des jeunes (environ 20 % du temps) 
  • Assurer une présence auprès des enfants, notamment par l’animation de jeux variés et adaptés à l’âge des enfants; 
  • De façon sporadique, transmettre au personnel clinicien des observations sur le comportement des enfants et des parents lors de leur présence à la réception. 
Tâches administratives (environ 30 % du temps) 
  • Préparer des dossiers cliniques; 
  • Créer des étiquettes; 
  • Coordonner la réservation des salles de conférence et des salles de traitement; 
  • Tenir l’inventaire de la papeterie générale et des boissons (café, jus, eau); procéder aux commandes des produits manquants; 
  • Affranchir, poster et trier la correspondance et les colis; 
  • Assurer le rangement des salles de traitement (vérification de l’inventaire des outils) et de la salle de photocopie; 
  • Photocopier des documents, déchiqueter de la documentation, classer et archiver des dossiers; 
  • Procéder à la facturation mensuelle des rendez-vous cliniques à la Direction de l’indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC);
  • Toute autre tâche connexe au poste. 

Exigences

Formation et expérience 
  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration ou bureautique; 
  • Expérience minimale de deux (2) à trois (3) ans dans un rôle similaire; 
  • Expérience de travail requérant une interaction directe avec des enfants (fort atout). 
Connaissances 
  • Excellente maîtrise de la langue française et très bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit; 
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et du logiciel CTRL (réservation de salles); 
  • Très bonne maîtrise des outils de bureautique et du système téléphonique. 

Profil recherché

  • Aisance et facilité à entrer en relation avec les autres (tant auprès des enfants que des adultes) 
  • Professionnalisme 
  • Diplomatie et service à la clientèle 
  • Écoute et empathie 
  • Communication (orale et écrite) 
  • Polyvalence 
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités 
  • Sens de l’observation et attention aux détails 
  • Jugement 
  • Créativité 
  • Esprit d’équipe et collaboration 
  • Contrôle de soi, gestion du stress et patience 
  • Capacité d’adaptation et tolérance 

Conditions de travail

  • Statut: Permanent
  • Horaire: 20h /semaine 
  • Salaire: Très compétitif
 
Pour postuler
 
Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature, en faisant parvenir leur curriculum vitae et une lettre d’intention, en toute confidentialité, au plus tard le 17 mars 2020, via le site web à l’adresse:
 
Seules les personnes retenues seront contactées.