Corporation d'urgences-santé

  • Salaire : De 42641$ à 50844$
  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 5 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Secrétaire de direction – Direction de la logistique - Urgences-Santé
Faites carrière chez nous!
 
Seule organisation publique de services préhospitaliers d’urgence au Québec, Urgences-santé dessert les îles de Montréal et de Laval dont la densité de population est la plus importante en province avec 2,4 millions de personnes.
 
L’organisation est composée d’environ 1 400 employées et employés répartis sur 3 sites. À elle seule, Urgences-santé traite plus du tiers de tous les appels d’urgence du Québec. Joignez-vous à notre équipe dès maintenant!
 

 
Secrétaire de direction – Direction de la logistique
 
Tâches et responsabilités
 
Sous l’autorité du directeur de la logistique, la ou le titulaire du poste assiste le directeur, les gestionnaires de la direction dans les fonctions administratives et exerce les tâches de secrétaire de direction. Elle ou il effectue l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome des responsabilités de contrôle qualitatif des travaux à caractère administratif, bureautique et de secrétariat. Elle ou il collabore aux dossiers de sa direction en assurant les suivis requis pour différents dossiers et projets et fournit réponse à certaines questions ou demandes de renseignements de sa compétence.
 
  • Voir à l’organisation du travail général de secrétariat de sa direction;
  • Tenir à jour l’agenda de son supérieur immédiat, fixer ses rendez-vous et en assurer les suivis;
  • Organiser les réunions de son supérieur immédiat, convoquer les participants, préparer les projets d’ordre du jour ainsi que les dossiers nécessaires faire la vérification des présentations avant les rencontres et en assurer le cheminement aux personnes concernées;
  • Effectuer la transcription, la correction et la mise en forme de tous types de documents, lettres et rapports avec des logiciels tels que Word, Excel, Power Point et Visio et s’assurer de l’impression ou de la production des documents ainsi produits;
  • Assurer la mise à jour des dossiers, notamment le plan d’action de la direction, les rencontres statutaires des chefs de service, les politiques émises par la direction, les descriptions d’emploi du personnel d’encadrement et les organigrammes de la direction;
  • Collaborer à la gestion administrative de la direction en assistant son supérieur immédiat dans différents aspects des dossiers en cours; agir à titre de référence en recherchant ou fournissant des données requises, en répondant aux demandes d’informations, en référant les personnes au bon intervenant au besoin;
  • Effectuer divers suivis sur des dossiers ou projets tels que voir au respect des échéanciers prévus, coordonner différents aspects des dossiers ou faire les rappels requis aux personnes concernées;
  • Assister aux réunions au besoin et en dresser le procès-verbal;
  • Soutenir administrativement l’ensemble des gestionnaires de la direction;
  • Traiter le courrier de la direction, analyser le contenu et le transmettre à son supérieur immédiat ou aux gestionnaires avec les commentaires ou documents appropriés pour un suivi;
  • Effectuer la correspondance courante en faisant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires et s’assurer de la transmission adéquate;
  • Fournir réponse à certaines questions relevant de sa compétence et préparer la synthèse des problèmes présentés et les soumettre à son supérieur immédiat;
  • Recevoir les appels téléphoniques de sa direction, fournir les renseignements usuels, prendre les messages et les transmettre;
  • Accueillir avec courtoisie les visiteurs et, au besoin, les référer aux services appropriés;
  • Maintenir à jour les dossiers et le classement;
  • Assurer un soutien technique aux employés de bureau de sa direction;
  • S’assurer de la qualité, de l’impression et de la diffusion correctes des documents produits;
  • Créer et maintenir les gabarits des documents utilisés par les ressources de la direction;
  • Coordonner et contrôler au besoin le travail des secrétaires de sa direction et leur assurer un soutien technique lorsque requis;
  • Effectuer le suivi des dossiers ou projets de la direction et préparer des rapports d’avancement pour le directeur;
  • Vérifier la conformité des acquisitions faites par les cadres de la direction;
  • Organiser certains événements en lien avec les ressources de la direction;
  • Assister les cadres de la direction dans la gestion de leur agenda, lorsque requis;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires (DES) ou l’équivalent et formation en secrétariat;
  • Expérience minimale de 5 ans dans un poste administratif de niveau supérieur ou en tant que secrétaire de direction;
  • Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit notamment une habileté à composer des textes à partir d’idées maitresses et à rédiger des comptes rendus de réunions;
  • Vitesse au clavier de 40 mots/minute;
  • Excellente maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, Visio, etc.);
  • Entregent et diplomatie;
  • Sens poussé de l’éthique et de la confidentialité;
  • Capacité d’analyse, jugement et leadership;
  • Planification et coordination du travail;
  • Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers;
  • Autonomie, initiative et capacité d’anticipation;
  • Habiletés interpersonnelles et excellente approche client;
  • Capacité de travailler en équipe.

Conditions de travail

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année cumulables et monnayables une fois l’an et 20 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille et programme de remboursement de frais pour conditionnement physique et programme de prévention en santé physique.
Rémunération : 42 461,48 $ à 50 844,19 $ selon l’expérience
 
Pour postuler
 
Pour poser votre candidature, vous devez nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 29 août 2019, en vous rendant sur notre site https://www.urgences-sante.qc.ca/.