Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 5 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Emploi Conseiller ou conseillère à la qualité de la pratique - OIIQ
Au nom de la santé des Québécois
 
L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 74 000 membres et 15 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l'équité, l’OIIQ a pour mission d'assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l'amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à coeur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.
 

 
 
Secrétaire de direction - Direction, Affaires financières (19-S-7)
Poste permanent – Temps plein
 
Rôle
 
À la Direction, Affaires financières, vous aurez à soutenir les activités administratives par l’utilisation des notions de bureautique dédiées, entre autres, à la transmission, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu’à la logistique de rencontres et d’événements. Vous effectuerez les tâches liées à la budgétisation et au suivi financier. Vous aurez aussi à soutenir plus particulièrement l’organisation et les suivis d’activités de certains comités. De façon plus spécifique, vous devrez assister la directrice ainsi que les membres de son équipe en veillant à la coordination des activités de secrétariat de la Direction.
 
Responsabilités
 
  • Assurer la gestion des communications par téléphone, courrier électronique et courrier régulier internes et externes; 
  • Effectuer la gestion des agendas de la directrice et de la Direction; assurer le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours;
  • Assurer la gestion des différents comités sous la responsabilité de la Direction, notamment le Comité d’audit et des finances (CAF), le Comité des ordres régionaux et le Comité du régime de retraite.
  • Effectuer la préparation, la réalisation et la coordination des dossiers y afférents;
    • Préparer les réunions du Comité du régime de retraite ainsi que l’Assemblée annuelle : détermination, élaboration et rédaction des documents nécessaires à partir de politiques, règlements ou tout autre document pertinent (projets d’ordre du jour, tableaux de suivi, rapports de rencontre et rapports annuels de la présidente, projets de fiches de transmission et de résolutions), envoi de documents, réservation de salles et d’équipements pertinents et autres selon les besoins;
  • Collaborer aux prévisions budgétaires et en faire le suivi;
    • Assumer la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la Direction;
    • Organiser l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes et externes majeures et des comités (convocation, détermination, élaboration et rédaction des documents nécessaires à partir de politiques, règlements ou tout autre document pertinent, envoi de documents, réservation de salles et d’équipements pertinents et autres selon les besoins);
    • Assurer le suivi des comités (rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus, rédiger et acheminer toute correspondance et documentation à la suite de la tenue des comités, préparer les remboursements d’honoraires, de jetons et de frais de déplacement selon les politiques appropriées);
    • À partir de brouillons ou de textes ou à partir de politiques, règlements ou tout autre document pertinent, préparer et rédiger de la correspondance, de la documentation, des présentations, de formulaires ou tout autre type de document, et voir à leur mise à jour;
    • Participer à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et les maintenir à jour;
    • Mettre en page des documents comme des textes, tableaux et graphiques;
    • Préparer les demandes d’engagement de dépenses et faire le suivi des factures relevant de la Direction à l’aide du logiciel ReqLogic;
    • Procéder à la classification des dossiers et de la documentation, tant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la Direction, et la maintenir à jour;
    • Gérer les inscriptions et abonnements pour la formation continue du personnel de la Direction.
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou techniques de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Formation en comptabilité, un atout;
  • Anglais fonctionnel;
  • Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Outlook, PowerPoint, Word et Excel avancés, OneNote, SharePoint avancé ainsi que Forms;
  • Maîtrise d’Adobe : niveau avancé.

Profil recherché

  • Haut degré d’autonomie;
  • Agilité organisationnelle;
  • Sens des responsabilités;
  • Capacité à s’adapter aux changements subits de priorités;
  • Souci de la qualité;
  • Habiletés en communication interpersonnelle;
  • Aptitude pour le travail d’équipe et la collaboration;
  • Intérêt démontré pour le domaine de la comptabilité et des finances.

Conditions de travail

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages :
  • des assurances collectives complètes dès le premier jour;
  • un régime de retraite à prestations déterminées;
  • cinq semaines de vacances;
  • plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle;
  • un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation;
  • des activités sociales favorisant les échanges entre les employés;
  • des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. 
De plus, l’Ordre est installé au coeur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies.
 
Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au coeur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.
 
Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 16 avril 2019 à 17 h.
 
Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.